giovedì 18 agosto 2016

Google e i calendari condivisi

Quando iniziai ad usare la Posta Elettronica per motivi lavorativi scoprii che il client di posta ospitava anche un calendario, essendo smemorato, e quindi non ricordando mai dove stava la mia agenda) lo cominciai a popolare subito di impegni sia lavorativi che personali (compleanni).
Arrivati i primi cellulari scoprii che in essi era presente un calendario e cominciai, da buon amanuense, a copiare lì sopra tutto ciò che avevo sul calendario del computer e poi a scrivere sempre due volte ogni impegno (che barba e poi si usava il T9), per non pensare dell'immane lavoro da fare ad ogni sostituzione di dispositivo, raramente il backup fatto su un telefono era utilizzabile su un altro.
Arrivano gli smartphone et voila, con Android posso utilizzare il calendario di Google anche sul cellulare (segnando una volta sola l'impegno, poi ci pensa la sincronizzazione), e sopratutto posso condividere alcuni impegni con altre persone.

Scoperta questa bella utilità ho creato un calendario condiviso con mia moglie, ottimo per segnare gli impegni domestici; poi ho creato un calendario condiviso con i colleghi più stretti, perfetto per segnare i giorni di ferie e via discorrendo.

Qualche giorno fa Carla, che ha un'attività col marito, mi ha chiesto di aiutarla a creare un nuovo calendario da sfruttare per il lavoro, la ho aiutata, ma poi ho capito che forse non è così banale pensare che esista tale possibilità.
Eccomi qua come al solito a spiegare come ho fatto:

con il browser ho raggiunto il sito del calendario, se non ci sì è già autenticati ne apparirà la richiesta
e noi dovremmo inserire le nostre credenziali (account gmail e password, nel caso invece esse fossero già memorizzate ci apparirà la schermata del calendario, in cui bisognerà andare a cliccare sull'icona con l'ingranaggio in alto a de3stra (ci ho fatto un cerchietto verde)
Da lì si sceglie la voce impostazioni e nella schermata che si apre si và su Calendari (sempre evidenziata con cerchio verde)
E poi su Crea nuovo Calendario, ammetto i miei limiti, non ho mai usato le funzioni di importa e esporta, se può essere utile esiste sempre l'help online.
Nella maschera di creazione del nuovo calendario basterà dare un nome ad esso e condividerlo cn altre persone scegliendo che tipo di permessi essi abbaino, nel mio caso io ho sempre scelto Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione.
Invitando le persone potremmo scegliere un account Gmail, e la persona vedrà direttamente l'appuntamento nel proprio calendario, oppure si può scegliere un account di altro provider, ma la persona, naturalmente non sarà in grado di accedere all'evento.

Fatto questo lavoro si salva il tutto cliccando sul tasto Crea calendario disponibile sia in alto che in basso, nella sezione sinistra, della schermata in cui stiamo.

A questo punto basta andare sulla pagina iniziale del calendario, creare un nuovo evento e nel menu Calendario scegliere quello preferito.


Sul nostro dispositivo Android dovremmo aprire l'applicazione calendario (io preferisco quella di Google),
Scegliere il menu Toast

Poi la voce impostazioni
Fare tap su mostra altri
Fare tap sul nuovo calendario

Attivare la  sincronizzazione e scegliere, eventualmente un nuovo colore per gli eventi di tale calendario.


A quel punto creando un nuovo evento
Si potrà scegliere quale calendario utilizzare.
Per creare il nuovo evento.